Field Service Enablement bij Jacops
150 werfploegen uitgerust met stevige tablet app

Jacops is een gerenommeerd aannemersbedrijf, prominent aanwezig in de telecomwereld. Verder zorgen ze voor het plaatsen en onderhouden van elektromechanische installaties en kunstwerken, tunnelverlichting, lichtbebakening en openbare verlichting. 

Jacops is een gerenommeerd aannemersbedrijf met afdelingen te Deerlijk (Kortrijk) en Gosselies (Charleroi). Voor de kleine aannemerswerken, bijvoorbeeld onderhoudswerkzaamheden aan het Telenet-netwerk, heeft Jacops 150 ploegen op de baan die wekelijks 400 opdrachten uitvoeren..

Om het rendement van dat groot aantal kleine werken te blijven garanderen en de arbeidsintensieve administratieve workflow te verlichten bouwden we een tablet-app.

De app digitaliseert de workflow door een overzicht te bieden van de toegewezen taken per ploeg. Alle details, technische documenten, kaarten en foto's stromen van de opdrachtgever (Telenet) door naar de Jacops App. Alle nodige bewijzen van de uitgevoerde werken gaan dan weer in de andere richting.

De arbeiders geven na het afwerken feedback over de werkzaamheden via de app. Gebruikte materialen en grondstoffen die worden gerecupereerd, worden genoteerd.

De app doet automatisch aan tijdsregistraten tussen het starten van de aak en het afsluiten. Zowel van het aantal mensen in de ploeg als resources zoals auto's en kranten wordt de tijd geregistreerd. Alles wordt gesynchroniseerd met SAP van Jacops en met de projectportals van Telenet.

Door een drastische daling in administratie werd meteen 1 FTE uitgespaard die eerder full time bezig was met het overtypen van de werkbons, werfverslagen, overbrengen van digitale foto's van op SD-kaartjes etc. Door de geïntegreerde tijdslogging heeft Jacops ook een veel beter zicht op de beschikbare mensen en materialen waardoor veel efficiënter gepland kan worden.

Voor de gebruikers van de app is het een pak efficiënter werken. Ze hebben meteen het hele dossier bij de hand, kunnen rechtstreeks op de foto's in de app aantekeningen maken, kunnen zelf hun taken beheren en worden stap voor stap begeleid in wat ze moeten doen.

Jacops kan omwille van 100 % complete dossiers bij afwerken van de opdracht veel sneller factureren en er zijn een pak minder betwistingen bij de opdrachtgever. Ook de controle op de activiteiten van de werfploegen zorgt voor een hoger rendement.

Van bij de concipiëring van de app zat iedereen mee rond de tekentafel, van werfleider en administratieve medewerker tot IT en directie. Natch ging mee met de werfploegen om praktijkervaring op te doen.

Er werd gekozen voor een gefaseerde roll-out, zowel qua opdrachtgevers, functionaliteiten als een beperkt aantal werfploegen om mee te starten. Zo kon er nog bijgestuurd worden. Er werd met een 'MVP' (minimum viable product) gewerkt om mee te starten en vervolgens op basis van gebruikersfeedback functionaliteiten toe te voegen.

Natch wilde echt de uitdagingen van onze arbeiders ervaren en ging mee op de werf om daarna een ideale oplossing te ontwikkelen. Hun pragmatische aanpak sloot goed aan bij onze no-nonsense manier van werken. Het resultaat stelt niet teleur.

- Operationeel Directeur

LEG ONS JE CASE VOOR

Babbel eens met een van onze e-business consultants en je vertrekt gegarandeerd wijzer dan dat je gekomen bent. We delen graag onze kennis en challengen graag je plannen.