Lean and (extremely) mean is van toepassing op e-business applicatie van sierteelt-grossist Donck. De specialist in bloemen en planten werd door klanten met de neus op de feiten gedrukt. Het bedrijf had een achterstand opgelopen ten opzichte van concurrenten wat betreft zaken doen via het web.
Tijdens de MERGE Conference werd toegelicht hoe we samen met Donck het mes zetten in een groots online masterplan en focusten op een strak afgelijnde online order entry applicatie. Bekijk hier de presentatie van de Donck-case op MERGE.
Business challenge: online order entry mogelijk maken in een wekelijks wijzigend assortiment, gekoppeld met de ERP-oplossing om business processen te optimaliseren.
Zoals dat zo vaak gaat, werd er vervolgens een ideaal plan opgesteld om de volledige corporate website te vernieuwen en aan te vullen met full blown e-commerce functionaliteiten. Na analyse bleek echter dat dit op dit ogenblik niet opportuun was voor Donck. De realiteit liet echter niet toe om het project op de lange baan te schuiven. De online concurrentiepositie bleef acuut en de manuele verwerking van orders verhinderde het bedrijf om verder te evolueren.
We schaalden het project terug naar wat écht speelt bij Donck namelijk een touch-vriendelijke bestel-applicatie die een week- en seizoensaanbod online brengt voor klanten, met een vliegensvlugge zoekfunctionaliteit en de mogelijkheid om orders heel vlug samen te stellen. Alles gesynchroniseerd met de erp-oplossing van de groothandel om efficiënter te werken.
Wat is er cool aan deze e-business applicatie:
- De webshop vervangt de bestellingen die voorheen werden doorgestuurd aan de hand van een ingevuld Excel-bestand. Bij het layouten van de applicatie bleven we zo dicht mogelijk bij de functionele layout van dat bestand om de drempel voor Donck’s klanten zo laag mogelijk te houden. Voor Donck scheelt het echter heel wat werk om niet langer wekelijks per klant een aantal excels door te sturen met hun persoonlijke prijzen. Wie inlogt krijgt zijn persoonlijke prijzen te zien.
- Klanten kunnen bij elk artikel in het winkelmandje hun eigen verkoopprijs en herkenningsnummer opgeven. Donck zet deze gegevens om in barcodes en labelt alle verkochte producten voor de klant. Zo kunnen deze artikelen meteen verkocht worden aan de eindklant met de juiste prijs en zonder extra werk. Bovendien stelt de webapplicatie bij herbestelling meteen de vorige verkoopprijzen en barcodes voor.
- De webapplicatie controleert de bestelling van de gebruikers in real time. Heel wat producten zijn namelijk enkel verkrijgbaar bij minimale bestelhoeveelheden.
- Winkelmandjes (met een aantal producten, paletten of karren) worden automatisch bewaard wanneer ze niet worden doorbesteld. Wanneer de wekelijkse catalogus vervalt worden de bewaarde winkelmandjes verwijderd.
- De catalogi worden gesynchroniseerd met de administratieve oplossing, bestellingen stromen uiteraard meteen door naar het ERP.
- Een intelligente zoekfunctionaliteit maakt het vinden van de juiste planten kinderspel.
Valkuilen en uitdagingen
Zoals bij elk webproject zijn er een aantal valkuilen en uitdagingen die moeten genomen worden. In dit project was dat voornamelijk:
Aanleveren data
Tijdens het project bleek het aanleveren van consistente data uit het ERP een uitdaging. Uiteraard is dit van zeer groot belang voor correct verwerken van orders. Een goede samenwerking tussen Natch – Donck en diens ERP-leverancier zorgde na wat analyse voor de oplossing. Het komt vaak voor dat data ui het ERP-systeem toch niet zo foutloos is als wordt gedacht. Afhankelijk van de bereidwilligheid van de ERP-leverancier levert dat in sommige gevallen al eens wat vertraging op in het project.
Ondanks positieve reacties van klanten blijft het een uitdaging om de gewoonten van klanten om te buigen
De meerwaarde van online bestellen dient regelmatig in de verf gezet te worden door Donck via allerlei communicatiekanalen. Daarnaast moet er continue bekeken worden of er nog meer waarde kan gecreëerd worden online. Een vaak over het hoofd geziene factor in de promotie naar klanten en gebruikers is ook intern iedereen briefen.
Ontdek alle sprekers van de MERGE Conference!
